Update voortgang software-implementatie

Zoals bekend hebben we vorig jaar besloten om voor de volledige administratieve organisatie over te stappen op het software pakket van Odoo. Het gaat onder andere om de ledenadministratie, de financiele administratie, de boekhouding, de archivering en de in- en externe communicatie (waaronder E-mailverkeer) van Fortius.

Met deze software kunnen we de vele dagelijkse tijdrovende administratieve handelingen geautomatiseerd, overzichtelijk en centraal uitvoeren. Ook zijn we dan minder afhankelijk van vrijwilligers.

Problemen

Sinds medio vorig jaar wordt er, naast incidentele professionele inhuur, door slechts enkele vrijwilligers aan de implementatie gewerkt. Het gaat bijv. om de migratie van data, de inrichting van applicatie-onderdelen, E-mail routing, het uitvoeren van testen, enzovoorts. Dit alles vindt plaats terwijl “de winkel open moet blijven”. Bijgevolg treden er soms fouten en storingen op. Ook lopen zij tegen kinderziektes aan.

Nieuwe layout facturen

Er wordt inmiddels een nieuwe lay-out voor de E-mail facturen gebruikt. De contributie-factuur blijft gewoon in PDF formaat. Er is voor betaalgemak nu ook een QR-code voor het geval dat automatische kwartaalincasso niet is gelukt.

Afwijkend E-mailadres

Tijdens het implementeren gebruiken we tijdelijk ook E-mails die in het adres eindigen op: @fortius-drechtsteden.saas.curq.nl

Kortom er worden gestaag flinke stappen gemaakt in de overzetting van systemen. Onze vrijwilligers zijn hiermee voortdurend druk bezig en we spreken onze grote waardering hiervoor uit.

Belangrijk is om te weten dat fouten kunnen worden gemaakt en storingen af en toe optreden. De vrijwilligers doen hun best om deze te voorkomen of snel op te lossen en vragen daarbij om geduld en begrip.

We zullen jullie regelmatig een update over de voortgang van de implementatie geven.

Het bestuur