Berichten van het bestuur

Implementatie software en administratie

De implementatie van de administratieve software Odoo is op hoofdzaken uitgevoerd. Deze lijkt nu op orde en technisch betrouwbaar. De volgende stap is nu om de beschikbare vrijwilligers goed in te werken op het nieuwe systeem. Het gaat dan om incasso van contributie, vrijwilligers- declaraties, e-mailbeantwoording en de ledenadministratie. Op deze onderdelen zijn vanwege de onvoorziene tegenvallers, capaciteitsgebrek en andere problemen flinke administratieve achterstanden ontstaan.

Incasso contributies

De achterstallige kwartaalcontributies over 2026 worden momenteel in etappes geïncasseerd. Zoals eerder bericht, gebruiken we bij de facturen het tijdelijke e-mailadres dat eindigt op @fortiusdrechtsteden.saas.curq.nl met de naam van onze Fortius penningmeester Nienke Troost.

Betaling declaraties vrijwilligers

Door de verlate contributie-incasso´s vindt de uitbetaling van de periodieke declaraties wat later dan gebruikelijk plaats. Er blijken in een aantal individuele gevallen nog steeds onbetaalde (oude) declaraties op te duiken. Dit vinden wij ook erg vervelend en deze worden met voorrang behandeld en voldaan.

Verwerking e-mails en input leden

De verwerking van de e-mails heeft vanwege technische- en bezettingsproblemen langere tijd niet snel genoeg plaatsgevonden. De beantwoording van e-mails is weer opgepakt en we willen de achterstand spoedig afhandelen.

De contactformulieren op de website werken weer goed. De tips en adviezen die we van leden hierover hebben ontvangen, gaan we zeker toepassen. Onze grote dank hiervoor!

Bemensing ledenadministratie

Na onvoldoende bemensing van de ledenadministratie is er gelukkig weer vrijwilligersversterking. De vrijwilligers worden op de nieuwe procedures ingewerkt. De opgelopen achterstanden bij de in- en uitschrijvingen worden door hen gestaag ingelopen.

Wedstrijdlicenties en ondersteuning door vrijwilligers

Er zijn regelmatig problemen met de wedstrijdlicenties geconstateerd. Na overleg met de Atletiek Unie bleek dat een upgrade van de bestaande softwareapplicatie noodzakelijk was. Inmiddels is de upgrade uitgevoerd en moet er nu een datamigratie plaatsvinden. We verwachten wel dat er allerlei onjuistheden nog moeten worden gecorrigeerd. Op dit onderdeel hebben vrijwilligers zich al aangemeld en zij worden na de datamigratie ingezet.

Vrijwilligersorganisatie

Nu de nieuwe administratieve hoofdprocessen technisch op orde zijn en de genoemde achterstanden worden weggewerkt, zal het tijdelijk geparkeerde stappenplan van onze vrijwilligers (re)organisatie weer worden opgepakt. Hierover berichten wij jullie zo snel mogelijk omdat wij als vereniging vooruit willen!

Baanrenovatie

Deze staat gepland voor medio 2027. Het laatste nieuws vanuit de gemeente is dat de aannemer in maart 2027 wil starten. De definitieve planning is nog niet bekend en wij wachten in spanning af.

We onderzoeken of het gebruik van de Emma voetbalvelden voor onze atletiektrainingen een oplossing bieden. Ook benaderen wij collega-atletiekclubs in onze regio voor het houden van wedstrijden en toernooien op hun locatie.

Vragen en berichten kunnen worden gestuurd naar: help@fortiusdrechtsteden.nl